Ezeket az intézkedéseket a felelős tisztviselőnek minden meghallgatás esetében meg kell hoznia, a különleges igényekkel rendelkező kérelmezők esetében azonban jobban kell ügyelnie arra, hogy a kérelmező megértse a meghallgatás keretét és a meghallgatáson ne érezze kényelmetlenül magát.