Annak érdekében, hogy az eljárás alatt a különleges igények kielégítése mind a befogadási támogatás, mind pedig az eljárási garanciák szempontjából biztosított legyen, fontos a ráutaló jelek rögzítése. Ebben a szakaszban a felelős tisztviselő a különböző különleges igényekkel kapcsolatosan bizonyítékot gyűjthet és ráutaló jeleket rögzíthet.