Om den sökande har funktionsnedsättningar kan den ansvariga handläggaren behöva vidta särskilda praktiska åtgärder för att försäkra sig om en god kommunikation med den sökande (t.ex. teckentolk, trycksaker med större typsnitt). Om den sökande har en intellektuell funktionsnedsättning bör den ansvariga handläggaren, beroende på graden av nedsättning, använda ett anpassat språk, upprepa information och vid behov ta mer tid på sig.