Tunnuste dokumenteerimine on oluline, et tagada kogu menetluse jooksul erivajaduste rahuldamine nii vastuvõtutoe kui ka menetlustagatiste poolest. Selles etapis võib vastutaval ametnikul õnnestuda tõendeid koguda ja mitmesuguste erivajaduste kergesti tuvastatavaid tunnuseid dokumenteerida. Need tunnused tuleks riikliku tava kohaselt edastada teistele asjakohastele sidusrühmadele.