من الأهمية بمكان إجراء رصد منتظم لاحتياجات مقدم الطلب لضمان تلبيتها وفقًا لذلك، حيث قد تتغير الاحتياجات أثناء الإجراءات (المادة 22(1) من التوجيه المتعلق بشروط الاستقبال المُعاد صياغته).