في حالة مقدمي الطلبات الذين يعانون من إعاقة، قد يحتاج الموظف المسؤول إلى اتخاذ ترتيبات عملية مختلفة لضمان التواصل مع مقدم الطلب (مثل مترجم لغة الإشارة، طباعة المواد المكتوبة بأحرف كبيرة). أما فيما يخص مقدمي الطلبات الذين يعانون من إعاقة ذهنية، يجب على الموظف المسؤول استخدام لغة متوافقة مع حالتهم أو التكرار أو قد يكون من الضروري استغراق المزيد من الوقت، اعتمادًا على شدة حالتهم.