Atunci când se organizează cazarea este esențial ca furnizorul serviciilor de cazare să primească informații suficiente pentru a putea să realizeze orice fel de adaptări necesare. De exemplu, trebuie comunicat stadiul sarcinii, întrucât acesta poate determina alegerea spațiului de cazare care va fi alocat. Cantitatea informațiilor furnizate trebuie să fie justificată și proporțională, în conformitate cu practica națională.