W przypadku niepełnosprawnych wnioskodawców odpowiedzialny funkcjonariusz może być zmuszony do dokonania różnych praktycznych ustaleń w celu zapewnienia komunikacji z wnioskodawcą (np. zapewnienie tłumacza języka migowego, zastosowanie dużego druku w materiałach pisemnych). W przypadku wnioskodawców z upośledzeniem umysłowym, w zależności od stopnia upośledzenia, odpowiedzialny funkcjonariusz powinien posługiwać się dostosowanym językiem, stosować powtórzenia lub poświęcić danej osobie więcej czasu.