Terminowa identyfikacja
Osoby ubiegające się o udzielenie ochrony międzynarodowej co do zasady znajdują się w trudnej sytuacji, biorąc pod uwagę niepewność ich statusu w obcym państwie. Niektórzy wnioskodawcy wymagają jednak dodatkowego szczególnego wsparcia, aby mogli wziąć udział w procedurze azylowej na tych samych zasadach co inni wnioskodawcy. Trudno oczekiwać, aby dziewczyna, która doświadczyła przemocy seksualnej, rozmawiała swobodnie w obecności umundurowanego funkcjonariusza straży granicznej; osoba, która padła ofiarą tortur, może nie być w stanie szczegółowo opisać swoich doświadczeń z uwagi na wpływ traumy na jej wspomnienia; wnioskodawca z upośledzeniem słuchu może nie słyszeć funkcjonariusza prowadzącego i tłumacza. Dlatego też tacy wnioskodawcy mogą potrzebować większej ilości czasu, dodatkowego wsparcia, usług i pomocy, aby skutecznie opisać swoją sytuację.
Odpowiedzialni funkcjonariusze powinni mieć świadomość istnienia potencjalnych szczególnych potrzeb osób ubiegających się o udzielenie ochrony międzynarodowej na pierwszych etapach styczności z takimi osobami; wszystkie inne osoby biorące udział w stosownej procedurze powinny mieć taką świadomość przez cały okres jej trwania. Wskaźniki i szczególne potrzeby należy odnotować możliwie jak najwcześniej po ich wykryciu; następnie stosowne informacje w tym zakresie należy przekazać właściwym organom/urzędnikom, aby umożliwić im udzielenie wnioskodawcom koniecznych gwarancji i wsparcia.
Kwestia umieszczenia w strzeżonym ośrodku
Następną ogólną sprawą, którą należy poruszyć, jest to, że w kontekście przekształconej dyrektywy w sprawie warunków przyjmowania, umieszczenie w strzeżonym ośrodku należy stosować jako ostateczność wobec osób występujących o ochronę międzynarodową: tylko wówczas, gdy okaże się to konieczne na podstawie indywidualnej oceny każdego przypadku, i jeżeli nie można skutecznie zastosować mniej represyjnych alternatywnych środków. W przypadku osób o szczególnych potrzebach przy rozważaniu ich umieszczenia w strzeżonym ośrodku należy wziąć pod uwagę, że muszą zostać zaspokojone ich specjalne potrzeby, a ich zdrowie, w tym zdrowie psychiczne, musi być przedmiotem specjalnej troski ze strony władz krajowych (art. 11 wersji przekształconej dyrektywy w sprawie warunków przyjmowania).
Bez uszczerbku dla powyższego narzędzie to pozwala zapoznać się z określonymi gwarancjami, jakie należy zapewnić w przypadku zatrzymania wnioskodawcy o szczególnych potrzebach.
Prywatność/poufność
W całości narzędzia podkreśla się znaczenie ewidencjonowania i przekazywania informacji dotyczących identyfikacji osób o szczególnych potrzebach. Należy zwrócić uwagę, że informacje zgromadzone w tym procesie mogą mieć prywatny lub poufny charakter.
Prywatność odnosi się do wolności od ingerencji z zewnątrz w sprawy osobiste i dane osobowe (np. przepisy o ochronie danych osobowych).
Poufność odnosi się do przetwarzania informacji. Jeżeli informacje są utrzymywane w tajemnicy, a więc są poufne, można je udostępniać tylko w przypadku, gdy dopuszczają to przepisy prawa krajowego i tylko uprawnionym organizacjom. Zakres udostępnianych informacji jest ograniczony wyłącznie do informacji potrzebnych tym stronom, aby mogły wypełniać swoje funkcje. Jeżeli przepisy prawa na to nie pozwalają, posiadacz informacji będzie musiał uzyskać zgodę osoby, której informacje dotyczą, na ich udostępnienie innej organizacji (np. dane osobowe udostępniane adwokatowi, lekarzowi, psychologowi nie mogą być na ogół ujawniane stronom trzecim bez wyraźnej zgody klienta/pacjenta).
Należy wprowadzić zabezpieczenia prywatności i poufności i zastosować je zgodnie z krajową praktyką do przetwarzania danych.
Po wyszukaniu wyników można raport wydrukować lub zapisać jako plik w formacie pdf. Przed wydrukowaniem/zapisaniem można wprowadzić do raportu uwagi, w tym odniesienie do sprawy i uwagi dotyczące identyfikacji lub środków wsparcia. Wprowadzane uwagi nie są przetwarzane ani zapisywane w trybie on-line i są chronione przed ingerencją. Po wyeksportowaniu pliku zostaną wydrukowane w raporcie lub zapisane w wersji pdf.