A kommunikációs stílusnak empatikusnak kell lennie, és olyan eszközöket kell használnia, amelyek hozzájárulnak a kérelmező által tett nyilatkozatok minőségének és megbízhatóságának növeléséhez. A kommunikációs stílusnak figyelemmel kell lennie a kulturális és a nemi szempontokra.
A meghallgatást a felelős tisztviselő és a kérelmező közötti párbeszédként kell lefolytatni, és fontos a kapcsolat és a jó viszony kialakítása.
A kommunikációnak gyermekbarát módon kell folynia (az átdolgozott APD 15. cikke (3) bekezdésének e) pontja).
Szükség esetén alakítsa át a meghallgatást, és biztosítson több időt.
Amennyiben nem folytatják le a kérelmező személyes meghallgatását, ésszerű erőfeszítéseket kell tenni annak érdekében, hogy a kérelmező további információkat tudjon szolgáltatni.
A nyomon követési intézkedések egészségügyi szakemberrel folytatott konzultációt is magukban foglalhatnak (az átdolgozott APD 14. cikke).
várandósság esetén a meghallgatás új időpontját védett időszakon kívüli időpontra kell kijelölni, amennyiben ilyent a nemzeti gyakorlat előír.
Amennyiben a kérelmező nem tűnik alkalmasnak a meghallgatásra, a felelős tisztviselőnek fontolóra kell vennie a meghallgatás felfüggesztését. A nemzeti gyakorlatnak megfelelően nyomon követési intézkedéseket kell hozni.
A kérelmező fogyatékossága akadályozhatja a meghallgatás folyamatát.