Denk altijd aan het vertrouwelijkheidsbeginsel.

Het is belangrijk om indicatoren en/of vastgestelde bijzondere behoeften te documenteren om ervoor te zorgen dat er aan dergelijke behoeften wordt voldaan. Overeenkomstig de nationale praktijk moeten deze indicatoren/bijzondere behoeften aan de relevante andere belanghebbenden worden doorgegeven om na afloop van de asielprocedure gevolg te kunnen geven aan de bijzondere behoeften van de persoon. 

Indien de beslissing persoonlijk wordt overhandigd, dient dit op een genderbewuste manier te gebeuren, waarbij rekening moet worden gehouden met de culturele achtergrond van de verzoeker.

Het kan voorkomen dat er tijdens het overhandigen van de beslissing extra voorzichtigheid moet worden betracht, indien dit van toepassing is vanwege de manier waarop de beslissing bekend wordt gemaakt. De verantwoordelijke ambtenaar kan relevante actoren (bijv. psycholoog, gezondheidswerker, maatschappelijk werker) raadplegen.

Er dienen veiligheidsmaatregelen te worden genomen voor het welzijn van de verzoeker en de verantwoordelijk ambtenaar dient zich geestelijk voor te bereiden.

Indien de beslissing persoonlijk wordt overhandigd dient de verantwoordelijke ambtenaar op de hoogte te worden gebracht van en rekening te houden met de bijzondere behoeften van de verzoeker. 

Afhankelijk van de nationale praktijk wordt de beslissing in de regel persoonlijk overhandigd of pas na nader overleg.

Deze partijen kunnen bijvoorbeeld het personeel van het opvangcentrum zijn of een toegewezen maatschappelijk werker, enz.