Vooral in het geval van een oudere verzoeker moet de communicatiestijl erg cultuurbewust zijn. 

Zorg er in het geval van een verzoeker met een verstandelijke beperking voor dat u geen abstracte taal hanteert. Stel eenvoudige, korte vragen.

Maak gebruik van specifieke sjablonen indien deze overeenkomstig de nationale praktijk van toepassing zijn.

De communicatiestijl moet kindvriendelijk zijn (artikel 15, lid 3, onder e), APD, herschikking). 

De communicatiestijl moet empathisch zijn en er dient gebruik te worden gemaakt van instrumenten die bijdragen aan het verhogen van de kwaliteit en vertrouwelijkheid van de verklaringen van de verzoeker. Bovendien moet de communicatiestijl gender- en cultuurbewust zijn.

Het gesprek dient te worden gevoerd als een dialoog tussen de verantwoordelijke ambtenaar en de verzoeker en het is belangrijk om een goede verstandhouding op te bouwen. 

Indien geen persoonlijk onderhoud plaatsvindt, worden er redelijke inspanningen gedaan om de verzoeker de kans te bieden nadere informatie te verstrekken.

In het kader van een vervolgactie kan er een medische beroepsbeoefenaar worden geraadpleegd (artikel 14, APD, herschikking).

In het geval van zwangerschap moet het nieuwe onderhoud buiten een eventuele beschermde periode worden gepland, indien de nationale praktijk in dergelijke periodes voorziet.

Als de verzoeker niet persoonlijk gehoord kan worden moet de verantwoordelijke ambtenaar overwegen om het onderhoud op te schorten. Vervolgacties moeten overeenkomstig de nationale praktijk worden ondernomen.